Ti sei mai chiesta quanto del tuo tempo stai davvero investendo nelle attività che contano? Quante volte, dati alla mano, ti sei trovata a doverti ricredere sui risultati e sul riscontro di una certa attività? A me, capitava continuamente! Mi lasciavo influenzare dalla soddisfazione e dal coinvolgimento provati per un’idea e così tendevo a sovrastimare o sottostimare i risultati di determinati lanci o servizi. In questo articolo ti racconto l’audit del calendario di John Maxwell.
L’audit del calendario, è uno strumento potente, ci permette di tornare indietro lungo i 12 mesi trascorsi per analizzare in che modo abbiamo speso il nostro tempo, individuare le migliori risorse a nostra disposizione e trovare margini di miglioramento.
Margini di miglioramento, non per fare di più attenzione, ma per fare di meno, lasciar andare e alleggerire con serenità il carico di ciò che non ha funzionato e concentrarci, su ciò che invece ha funzionato bene.
Domande potenti
L’approccio di Maxwell a l’audit del calendario, non è un esercizio meccanico, ma un viaggio di scoperta. Si tratta di dedicare del tempo, idealmente alla fine dell’anno (io amo farlo anche alla fine di ogni trimestre), per esaminare attentamente come hai speso le tue ore negli ultimi mesi.
Per ogni giorno passato, Maxwell suggerisce di chiedersi: qual era l’attività principale programmata? Cosa è effettivamente diventato il focus della giornata? Quali attività meritavano più tempo e quali meno?
Meno è meglio
Uno degli aspetti più potenti dell’audit del calendario è il focus sulla sottrazione, invece che sull’addizione. Non si tratta di aggiungere più attività a un’agenda già piena, ma di identificare e rimuovere ciò che non serve ai tuoi obiettivi, che non dà il risultato sperato, che non ti fa sentire appagata.
Il processo di audit del calendario ti guida attraverso una valutazione onesta delle tue attività:
- Quali ti hanno portato gioia e risultati?
- Quali si sono rivelate improduttive o fonte di stress?
- Dove hai investito più tempo e quali risultati hai ottenuto?
Creare spazio per ciò che conta e schedulare il riposo
La vera magia dell’audit del calendario, avviene quando inizi a fare spazio per le tue vere priorità. Quando capisci l’importanza di creare deliberatamente spazio per il riposo e il rinnovamento personale, riconoscendo che questi non sono lussi, ma necessità per mantenere alta la produttività, la creatività, l’attualità e prevenire il burnout nel tuo business.
L’obiettivo finale non è avere un calendario fitto d’impegni e lanci, ma uno che rifletta le tue priorità più importanti e ti permetta di vivere e lavorare in modo intenzionale e significativo.
Come capire quando è ora di dire addio a un’attività
Ti sei mai fermata a chiederti se tutte le attività che riempiono il tuo calendario meritano davvero il tempo che dedichi loro? A volte ci aggrappiamo a impegni e progetti, che non servono più il loro scopo, lo facciamo per abitudine, senso del dovere, o per paura di lasciare andare un progetto, in cui in passato, abbiamo creduto ed investito risorse.
I 2 segnali che è ora di lasciare andare
Ci sono due segnali importanti, che possiamo registrare durante un audit del calendario, che ci avvisano che è ora di lasciar andare un servizio o un’attività: il segnale energetico e il segnale del valore.
Il segnale energetico: l’energia non mente
Quando un’attività inizia a prosciugare le tue energie invece di alimentarle, è il momento di fare una valutazione onesta. Se ti ritrovi a procrastinare costantemente un impegno, o se la sola idea di affrontarlo ti fa sentire esausta ancora prima di iniziare, questi sono segnali importanti da non sottovalutare.
Presta attenzione a come ti senti durante e dopo un’attività. Se regolarmente ti lascia svuotata, stressata o frustrata, potrebbe essere il momento di rivalutare il suo posto nel tuo calendario. Il nostro corpo e le nostre emozioni spesso sanno prima della nostra mente quando qualcosa non funziona più.
Forse temi il giudizio di chi ti circonda o le risorse che hai investito su questa attività, ma probabilmente lo stress che ti causa non ti fa sentire libera nel tuo business.
Il segnale del valore
Un’attività che non genera più risultati significativi per il tuo business o che non si allinea più con i tuoi obiettivi attuali, sta occupando spazio prezioso che potresti dedicare a qualcosa di più importante. Pensa al tuo tempo come a un investimento: ogni ora dovrebbe portarti più vicina ai tuoi obiettivi o arricchire la tua vita in qualche modo significativo. La chiave non è fare di più, ma fare meglio. Eliminare dal tuo calendario un’attività insoddisfacente o improduttiva, non significa fallimento, ma crescita. Significa che hai imparato a riconoscere cosa serve davvero al tuo business e cosa invece genera solo confusione.
Ricorda: ogni “no” a un’attività che non ti serve più è un “sì” a qualcosa che può portarti dove vuoi davvero andare.
Se la tua agenda è già piena, rischi di non riuscire a vedere le nuove opportunità che ti si presentano di fronte.
L’audit del calendario: come funziona in pratica
Ritagliati un pomeriggio e siediti con una tazza di tè, il tuo calendario dell’ultimo anno o del trimestre, aperto davanti a te, e inizia a ripercorrere ogni settimana con uno sguardo critico, obiettivo, ma gentile. L’obiettivo non è punirti, o svilirti, ma è capire dove hai investito il tuo tempo e se quell’investimento ha portato i risultati desiderati.
Cosa serve per fare un audit efficace?
Per eseguire un audit del calendario, tutto ciò di cui hai bisogno è:
- Il tuo calendario (digitale o cartaceo) dell’ultimo anno o trimestre
- Un quaderno o un file di testo per prendere appunti
- I risultati economici delle attività che valuterai (ROI il ritorno d’investimento)
- Un po’ di tempo senza distrazioni
Ma soprattutto, serve la volontà di essere onesta con te stessa. Questo processo richiede una certa dose di introspezione: non si tratta solo di analizzare dati, ma anche di ascoltare come ti sei sentita durante l’anno.
Rivedi il tuo calendario
Parti analizzando mese per mese, appuntamenti, lanci, impegni… Nota quali attività hanno occupato più spazio nella tua agenda e se ce ne sono di ricorrenti, chiediti:
- Quali attività mi hanno dato più energia e risultati? Cerca le attività che ti hanno fatto sentire viva, motivata ed energica. Questi sono i segnali che stavi lavorando in allineamento con i tuoi valori e obiettivi.
- Dove ho investito la maggior parte del mio tempo?
- Quali impegni mi hanno prosciugato invece di energizzarmi? Individua le attività che ti hanno drenato energie o che non hanno prodotto risultati tangibili. Potrebbero essere riunioni inutili, progetti che non si sono concretizzati o impegni presi solo per senso del dovere.
- Quali attività hanno prodotto i risultati migliori con il minor sforzo?
Crea spazio per ciò che conta
L’obiettivo dell’audit del calendario, non è solo identificare cosa non funziona, ma soprattutto creare spazio per ciò che davvero conta. Durante questo processo:
- Identifica le attività che meritano più spazio nel tuo calendario.
- Riconosci i momenti della giornata in cui sei più produttiva. Concentrare qui le attività creative e impegnative ti aiuterà a svolgerle con maggiore concentrazione e fluidità.
- Pianifica deliberatamente spazi per il riposo e il rinnovamento personale.
Pianificazione strategica
Utilizza le intuizioni ottenute per riprogettare il tuo calendario in modo più intenzionale, allineandolo meglio con le tue priorità.
- Implementa dei cambiamenti: apporta modifiche concrete al tuo calendario basandoti sui risultati dell’audit.
- Definisci nuove routine: stabilisci nuove abitudini e blocchi di tempo, che supportino meglio i tuoi obiettivi.
- Revisiona con regolarità: programma audit periodici del calendario per mantenere l’allineamento nel tempo e adattarlo ai cambiamenti.
L’obiettivo finale di questo processo è creare un calendario che rifletta le tue priorità più importanti e ti permetta di lavorare e vivere in modo più intenzionale e significativo.
Perché Fare un audit del calendario?
In questo articolo abbiamo visto come l’audit del calendario sia una pratica strategica essenziale all’interno di una pianificazione annuale. Ti aiuta a:
- Liberare spazio nella tua agenda per le attività che contano davvero.
- Eliminare ciò che non porta valore al tuo business o alla tua vita.
- Pianificare il nuovo anno con maggiore chiarezza e intenzionalità.
Ricorda: il tuo tempo è la tua risorsa più preziosa. L’audit del calendario ti permette di trattarlo con il rispetto che merita, trasformandolo in uno strumento per costruire un business (e una vita) allineato ai tuoi valori e ai tuoi obiettivi più autentici.
Una delle lezioni più preziose che emerge dall’audit del calendario è che spesso la chiave non sta nell’aggiungere, ma nel togliere. È sorprendente quanto spazio ed energia si possano liberare semplicemente decidendo cosa non fare più. Ricorda: l’obiettivo finale non è avere un calendario pieno, ma uno che rifletta le tue priorità più importanti e ti permetta di vivere e lavorare in modo più intenzionale e significativo.
E se non hai ancora un calendario dell’anno passato ben strutturato da analizzare, questo è il momento perfetto per iniziare a tenerne uno, compilarlo con intenzione e revisionarlo periodicamente, ma se questo è il tuo caso, non rinunciare a fare un lavoro di analisi dell’anno corrente! Puoi scorrere i tuoi post sui social media dell’ultimo anno e controllare il rullino fotografico nel tuo telefono, sicuramente riuscirai a recuperare insights interessanti!
Vorresti un occhio esterno e un aiuto per lavorare a 4 mani nel rivedere priorità, comunicazione e strategia nel tuo business? Allora dai un’occhiata al mio servizio di consulenza, insieme possiamo ottimizzare tempo e risorse per creare un’attività in cui ti riconosci e che ti rappresenti!
